3 puntos para planear un evento corporativo

La planeación de eventos no es un juego de niños. Detrás de cualquier celebración, gala de noche, reunión, exposición o convención existe un arduo trabajo de personas que han cuidado hasta el último detalle para cubrir las necesidades y expectativas de las personas anfitrionas, procurando crear un ambiente agradable, acorde al momento y sobre todo, para que las personas puedan relajarse y disfrutar. En el caso de los eventos corporativos, los expertos nos dan a conocer algunos puntos claves que son tomados en cuenta para poder producir, ejecutar y lleva a buen término un acto de esta magnitud.

Para comenzar, ellos sugieren hacer una primera división de actividades en tres apartados:

  • Previo al evento
  • El día del evento
  • Tiempo posterior al evento

Así, es más fácil y efectivo desglosar las actividades que deben realizar en cada apartado y que todo fluya sin complicaciones.

Previo al evento

En este apartado conocerás a fondo a tu cliente, porque requiere un evento, cuáles son sus necesidades, como puedes cubrirlas, qué tipo de expectativas tiene, y algunos pormenores. Para conocer y no olvidar cada aspecto, es usual hacer uso de un briefing, un informe donde se detalla toda la información que es necesaria para la realización de un evento, en ella, además de conocer valores de la marca, público al que se está dirigiendo la empresa, se detalla el objetivo central, el presupuesto con el que se trabaja y las responsabilidades de los encargados.

Una vez teniendo esta información en la mano, se procede a contactar con los proveedores adecuados: elección del lugar donde se hará el evento, catering de alimentos y bebidas, mantelería, entretenimiento, decoración, papelería, etc. Además de planear la estrategia, logística y tiempos en los que se efectuará el evento.

El día del evento

A pesar de la planeación, de los ajustes y la logística, el día de evento puede presentarse cualquier dificultad, inconveniente o imprevisto que puede afectar la imagen del cliente y afectar al objetivo clave con el que se desarrolló el evento. Por ello los organizadores deben estar al pendiente y apoyar para que todo se lleve según lo planeado y en caso de complicaciones, poder tener un plan b.

Posterior al evento

Después del evento, se puede obtener un feedback tanto de los asistentes como del cliente. Llevar a cabo actividades que permitan recopilar información por medio de cuestionarios, experiencias, felicitaciones o sugerencias para que puedas comparar y valorar si el objetivo ha sido logrado, superado o si se encuentra debajo de lo esperado.

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