¿Qué debo tener en cuenta para organizar un evento corporativo?

Para que un evento corporativo tenga éxito, la clave no reside en el día del evento, sino en toda la planeación estratégica que se encuentra detrás de este. La produccion de eventos corporativos no es una tarea sencilla de llevar a cabo, pues se deben contemplar muchos aspectos y organizar una estructura de trabajo fluida y constante que este contigo hasta el final. Para conseguir el 10 absoluto en este aspecto, antes de dar marcha y comenzar con los preparativos, cualquier organizador debe tener en cuenta los siguientes elementos:

¿Por qué estas haciendo el evento? 

Todos los eventos de una empresa tienen un objetivo específico: ventas, presentación, fidelización de clientes, presentación de proyectos, productos o servicios nuevos, agradecimiento a los empleados. etc. Al tener claro el porque de tu evento, podrás aprender a priorizar tareas y comenzar con la organización de manera más eficiente.

¿Necesito un presupuesto?

Absolutamente. A la hora de trabajar la organización, debes tener en cuenta los gastos promedios que se van a realizar: luz, sonido, comida, entretenimiento, renta de espacio, servicios de meseros, recepción, montaje, etc. Para hacer un estimado de la cantidad que necesitarás has un sondeo con diversos proveedores y solicita cotizaciones. A partir de los costos más altos, piensa en el presupuesto que necesitarías, sumándole a este un porcentaje de reserva para imprevistos. La razón del presupuesto no es que te gaste todo el dinero, sino que busques la alternativa más eficiente y con un precio accesible.

¿Cuando y donde llevarás a cabo el evento? 

Teniendo en cuenta el objetivo, la cantidad promedio de personas que asistirán al evento y la posible fecha de realización del mismo,  debes elegir un lugar que cuente con el espacio adecuado y se ajuste al presupuesto que se les ha otorgado para la realización de este evento. Recuerda que según la cantidad de invitados es el promedio de meses que se deben de trabajar con antelación. Para eventos pequeños (menos de 200 personas) basta con trabajar con dos meses de anticipación, mientras que grandes eventos como los que realizan las marcas como HP (mayor a 1000 personas) requiere de minino 8 meses de trabajo previo.

¿Cómo organizó mi equipo de trabajo y mis tareas? 

Ningún evento, por muy grande o pequeño que sea, se puede llevar a buen terminó si no existe un trabajo en conjunto entre organizadores, proveedores y demás personas. Piensa detenidamente con quien tendrás contacto y que personas estarán involucradas durante todo el proceso. Si puedes, aprende a delegar tareas y lleva un calendario de actividades con el que regularices que tan avanzados van en cada labor y si es necesario o no adelantar o retrasar procesos.

 

¿Te ha gustado el artículo?
[Total: 0 Average: 0]
Facebook Comments